Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как разработать номенклатуру дел в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат).
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
В какой срок должна быть разработана номенклатура дел? По какому принципу размещают заголовки дел в номенклатуре? Как правильно группировать в дела положения, инструкции, приказы по кадровым вопросам?
Содержание:
Что такое номенклатура дел и для чего она нужна
Ну вот, номенклатура дел готова! Теперь последний шаг – идем к генеральному директору, который ее утверждает и вводит в действие. Соглашения к договорам отдельно не регистрируются. Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту. Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года. Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета. В перечень в обязательном порядке включают: Устав организации. Положения о структурных подразделениях. Если они есть. Номенклатура дел подразделений. Штатное расписание. Нормативные акты, регулирующие деятельность организации. Должностные инструкции.
Начнём с папки №1 – с положения об ОК. Предположим, что сводная номенклатура всё же есть, но даже если её нет, давайте установим индекс отдела кадров – 03, а вдруг появится, тогда не нужно будет ничего переделывать. Ведь не закреплены же законодательно сроки составления номенклатуры.
Составляем номенклатуру дел отдела кадров
В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе.
Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота. Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении. [contents] Для чего нужна организации номенклатура дел? При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами: Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами. Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).
Для чего нужна организации номенклатура дел?
Конец года, помимо всего прочего, — время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел — первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров — не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье. К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.
Что такое номенклатура дел, вы, наверное, уяснили для себя, и не стоит перегружать её делами, которые не в вашей компетенции.
Установленный срок хранения материалов. Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет. Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет. Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок. Составление актов на их уничтожение. Ее виды Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме. Юридический В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.
В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов).
Скажите, ГОСТ, который вы упомянули вначале статьи, сейчас актуален? Или появился более новый документ, по которому нужно архивировать документы. И еще один вопрос: у нас фирма только начала работать, документов почти нет. Я делаю инструкцию по кадрам, и сейчас даже не понятно. какие документы будут создаваться в ходе нашей деятельности, а каких не будет вовсе. Как в этой ситуации правильно все описать в Инструкции?
Надо учитывать, что номенклатура дел — локальный нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение — упорядочивание документов, формируемых в дела.
Порядок составления и утверждения
При больших объемах документов приказы по кадровым вопросам (личному составу), касающихся разных направлений деятельности предприятия (прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т. д.), целесообразно группировать в отдельные дела. ГОСТ актуален, но архивировать документы лучше руководствуясь другим документом, о котором тоже говорится в статье: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).
Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г., — Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).
Например, приказы об административных отпусках должны храниться 5 лет, а об очередных – 75! Как вы передадите дела в архив? Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.
При формировании дел кадровой службы следует придерживаться требований главы 2 раздела IV Правил № 1000/5. В частности, в соответствии с абзацем восьмым пункта 2 этой главы по объему дело постоянного и длительного (более 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов (толщиной не более 40 мм).
Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года. Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись.
К документам Национального архивного фонда относятся архивные документы, культурная ценность которых должна быть признана соответствующей экспертизой архивного учреждения. Экспертиза ценности документов проводится по инициативе работодателя или государственного архивного учреждения с согласия собственника.
Но не думайте, что один раз составили номенклатуру и сможете пользоваться ею в течение всего срока работы организации. Ее необходимо перепроверять и переутверждать ежегодно, убирая старые, неактуальные дела и добавляя новые.
Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура. Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.
Номенклатура дел отдела кадров
В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.
Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня). Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д. Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел. Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье. Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности: Простота поиска. Индексация хранящихся документов.
Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:
- порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
После того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место.